OSOBY I ROLE

OSOBA WYKONUJĄCA

Po zalogowaniu się i wybraniu linku "System Kancelaryjny" osoba wykonująca (przygotowująca odpowiedź) ma dostęp do:
  • listy nowych pism do wykonania (t.j. opisanych, ale nie zablokowanych do wykonania)
  • pism zablokowanych do wykonania przez tę osobę
  • zestawień urzędów i reprezentantów
Po wybraniu pisma do wykonania i otwarciu jego formatki, należy kliknąć na przycisk "Zmień stan na: DO WYKONANIA". Aktywne stają się przyciski do adnotacji oraz generowania propozycji odpowiedzi. Propozycja odpowiedzi tworzona jest na podstawie notek i sposobów dekretacji oznaczonych "do odpowiedzi". Jeśli dla pisma przygotowano już propozycję odpowiedzi, aktywny jest przycisk "Edycja odpowiedzi", umożliwiający zmodyfikowanie propozycji odpowiedzi. W takim przypadku, na formatce widoczne jest też tekst przygotowanej propozycji odpowiedzi.

OSOBA ZATWIERDZAJĄCA

Po zalogowaniu się i wybraniu linku "System Kancelaryjny" osoba zatwierdzająca propozycję odpowiedzi ma dostęp do:
  • listy nowych pism do zatwierdzenia (t.j. pism z przygotowaną propozycją odpowiedzi, jeszcze nie zablokowanych do zatwierdzenia)
  • pism zablokowanych do zatwierdzenia przez tę osobę
  • zestawień urzędów i reprezentantów
  • pism gotowych do wysłania (t.j. zatwierdzonych pism, dla których nie wydrukowano jeszcze zbiorówki)
Na liście pism do zatwierdzenia znajduje się przycisk umożliwiający pobranie pism do pracy off-line. Po wybraniu pisma do zatwierdzenia i otwarciu jego formatki, należy zablokować je przyciskiem "Zmień stan na: DO ZATWIERDZENIA". Osoba zatwierdzająca może:
  • odesłać pismo do poprawki (zmienić stan na "Zablokowane dla osoby wykonującej")
  • odrzucić pismo (zmienić stan na "opisane")
  • obejrzeć adnotacje (z możliwością edycji adnotacji)
  • poprawić odpowiedź
  • wpisać komentarz i punkty odpowiedzi
  • zatwierdzić przygotowaną odpowiedź (przycisk "Zmień stan na: ZATWIERDZONE")

OPERATOR SKANERA

(osoba, która również opisuje pisma, drukuje odpowiedzi i zbiorówkę)

Drukowanie pism i zbiorówki jest możliwe po wybraniu raportu "Pisma gotowe do wysłania". Dostępne są przyciski do drukowania:
  • pierwszych stron (na papierze z nagłówkiem) i pozostałych stron wybranych odpowiedzi (poszczególne kartki oznaczone są numerem pisma wychodzącego, numerem strony i liczbą stron odpowiedzi)
  • oryginałów odpowiedzi, kopii lub duplikatów
  • zbiorówki
Operator skanera ma dostęp do spisu urzędów i reprezentantów; Dodawanie nowego urzędu:
- wchodzimy na stronę raportu "Urzędy", przyciskiem "Nowy" otwieramy formatkę nowego urzędu i wypełniamy ją. Klikając na napis "reprezentant" u dołu formatki (na ciemnozielonym pasku), rozwijamy - pustą obecnie - listę reprezentantów, klikamy na "NOWY" i wpisujemy dane osoby z tego urzędu. Uwaga: dopóki nie dodamy do urzędu przynajmniej jednego reprezentanta, nie będziemy mogli wybrać tego urzędu na formatce opisu pisma.

Podobnie, przycisk "Nowy" na formatce "Reprezentanci" tworzy nowego reprezentanta (i umożliwia przydzielenie go do odpowiedniego urzędu).